A sikeres rendezvényszervezés fogásaival ismerkedhettek a Fehér megyei RMDSZ nőszervezetének tagjai azon a továbbképzőn, melyet 2016 március 4-én tartottak Nagyenyeden a Dr. Szász Pál Magyar Közösségi Házban.
A képzést Száfta Szende, az RMDSZ Nőszervezet programokért felelős alelnöke tartotta, aki fiatalon már igencsak gazdag tapasztalattal rendelkezik, több regionális és országos rendezvény és fesztivál szervezésében vállalt főszerepet.
Az előadó kezdetben a médiarendezvények típusait és fontosságát ecsetelte, hiszen a sajtóval való folyamatos kapcsolattartás kihagyhatatlan . Ajánlatos a sajtóközlemények helyett vagy mellett a riporter személyes jelenlétének előnyben való részesítése, nagyobb rendezvények esetén pedig olyan külföldön elterjedt, modern kommunikációs formák bevezetése, mint a sajtóreggeli, sajtókirándulás. Száfta Szende ismertette a belső és külső PR rendezvények (díjátadások, expók) illetve a képviseleti (a szervezet színeiben történő) rendezvények sajátosságait, majd rátért bemutatója legérdekesebb részére: egy rendezvény lépésről-lépésre való előkészítésének és lebonyolításának körvonalazására. A „jó fogások” és a buktatók szemléltetésére a jelenlevők a torockószentgyörgyi falunapot választották mintául. Minden szervezés a kezdés előtti beszélgetéssel kezdődik, melynek során legelsőként azt kell tisztázni, hogy mi a rendezvény célja és célcsoportja. A cél mindig legyen pontos, egyértelmű, érthető és mérhető, a célcsoportnak nem kell túl tágnak lennie, vagy ha mégis az, akkor a demográfiai lebontás elengedhetetlen.Ekképp olyan célzott üzeneteket lehet megfogalmazni, amelyek kiválthatják hatásukat és a lehető legtöbb érdeklődőt mozgatnak meg. Érdemes lajstromba venni a potenciális résztvevők igényeit is, magunk elé képzelni, hogy mi lenne a rendezvény azon kínálata, amely a legnagyobb mértékben kielégíti az érdeklődők elvárásait. A tevékenységi terv összeállításával párhuzamosan a felelősöket is meg kell nevezni, így gördülékenyebben megy majd minden és a kiértékelésnél is tudjuk, kitől mit kérhetünk számon. Az is lényeges, hogy a költségvetés kidolgozása előtt rendelkezzünk egy gondosan összeállított kelléklistával és az összköltségvetés 5-10 %-át számítsuk fel előre be nem látható költségként. Nem utolsó sorban nagyon oda kell figyelnünk a rendezvényünk arculatára, a szervezet és az esemény logójának ott kell lennie a fogadóponton és a központi helyen is, ettől válik egyértelművé, hol vagyunk. Azzal is szembesülnünk kell, hogy amennyiben a rendezvény objektív okok miatt nem teljesítheti fő célkitűzésünket vagy már az induláskor nagy költségvetési hiány keletkezése vetíthető elő, érdemesebb lefújni az egészet, ellenkező esetben sokat árthatunk szervezetünknek.
A képzésen szinte mindenik Nagyenyed környéki magyarlakta község képviseltette magát, elsősorban pedagógusok és egyesületi tagok voltak jelen, akiknek bőven adódik alkalmuk kamatoztatni az itt megszerzett tudást, például néptánctalálkozókon, falunapokon vagy éppen a reformáció 500. évfordulója alkalmából megrendezett ünnepségen.
Száfta Szende előadásának célja „felkészíteni a hölgyeket, segítséget nyújtani nekik abban, hogy tapasztalataikat megfelelően kamatoztassák, bátran vállaljanak szerepet a közösség életében vagy akár a politikai döntéshozatalban és nem utolsó sorban hogy bizakodóbban hallassák az erdélyi magyar nők hangját”. BASA EMESE
Fotók: Basa Emese